31 października 2011

Zasada małych kroków

Jest to drugi post z cyklu: Kontroluj swoje zadania
1. Spisz wszystkie zaległe zadania
2. Zasada małych kroków
3. Segregacja zadań na liście 
4. Zasada 2 minut 
5. Reguła godziny 13.00   

„Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku” Lao Cy

Zanim zajmiemy się sprawami na naszej liście „oczyszczającej umysł”, muszę wspomnieć o jednej kluczowej zasadzie, która jest niezbędna przy dalszym planowaniu naszych zadań. Jest to zasada małych kroków, którą osobiście stosuję praktycznie codziennie we wszystkich aspektach mojego życia.
             
Często zdarza się, że mamy do wykonania zadanie, za które za wszelką cenę nie możemy się zabrać. Teoretycznie wiemy co mamy zrobić, ale nie wiemy jak zacząć. np. jako student musisz napisać pracę magisterską. Wiesz, że po wymyśleniu tematu, musisz ułożyć plan pracy, zebrać bibliografię i napisać kolejne rozdziały. Wszystko jasne, ale … No właśnie, nie możesz zacząć.

Jest tak z większością czynności, w których nie wyznaczyliśmy sobie jasnego pierwszego kroku, niezbędnego do rozpoczęcia działania. Czy zebranie bibliografii to pierwszy mały krok? Raczej nie… To zadanie nadal wymaga wielu kroków: wyszukaniu na Internecie pozycji na dany temat, znalezienie ich w dostępnych dla nas bibliotekach, wypożyczenie książek, przeglądnięcie ich, skserowanie odpowiednich fragmentów. Dopiero gdy wyznaczymy sobie realny, mały cel ( czyli np. sprawdzić w wyszukiwarce internetowej książki o marketingu), wiemy co tak naprawdę mamy zrobić i możemy przystąpić do działania. Dopiero później możemy przejść do kolejnych etapów.
                 
Tak samo sprawa ma się z teoretycznie prostszymi zadaniami, np. naprawa samochodu. Możemy sobie zapisać na liście naszych spraw: oddaj samochód do naprawy. Ale czy to naprawdę jest najmniejszy krok jaki musimy zrobić? Jeśli nasz samochód zepsuł się po raz pierwszy, wysoce prawdopodobne jest, że najpierw musimy np. zadzwonić do znajomego, by spytać go gdzie on naprawia samochód, wziąć od niego numer telefonu do danego mechanika, sprawdzenie na mapie gdzie znajduje się jego warsztat i wreszcie dojechanie tam. Jak widać proste zadanie, zmieniło się w kilka mniejszych zadań, które jednak dokładnie i przejrzyście mówią nam co mamy zrobić.
          
W związku z tym, jeśli wpisałeś na listę, że Twoim zadaniem jest:
  • napisać pracę licencjacką 
  • oddać samochód do mechanika 
załóż osobny notatnik, w którym będziesz zapisywał konkretne kroki do podjęcia (nazwijmy ten zeszyt symbolicznie „Najbliższe kroki”)  i tam wpisz zamiast tego:
  •   sprawdzić w wyszukiwarce internetowej książki o marketingu
  •   zadzwonić do Tomka, żeby spytać go gdzie on naprawia samochód
I w tym właśnie tkwi cały sekret: często zwlekamy z wykonaniem pewnych zadań, bo zwyczajnie nie wiemy co tak naprawdę mamy zrobić. Dlatego zawsze zanim wpiszesz jakąś sprawę do swojego notatnika, zastanów się jaki jest pierwszy krok, który musisz podjąć, by rozpocząć działanie. Wykonuj kolejne etapy krok po kroku. To sprawi, że uda ci się ukończyć sprawy, z którymi zwlekałeś być może miesiące, a nawet lata.

Pamiętaj:  „Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy” 
                                                                                                                   H. Ford
Znając już zasadę małych kroków, w następnej notce zajmiemy się obróbką zadań z naszej listy!


*Jeśli interesuje was ten temat, gorąco zachęcam do przeczytania książki „Filozofia Kaizen: Jak mały krok może zmienić Twoje życie” R. Maurer. Jest to pozycja, która opowiada o wielu diametralnych zmianach, których udało się osiągnąć dzięki naprawdę śmiesznie małym krokom. Książka ta bardzo dobrze obrazuje skuteczność metody małych kroków, która zdaje egzamin zarówno w życiu osobistym jak i w strategiach wielkich korporacji.
5 komentarzy
  1. A miałam cichą nadzieję, że będziesz kazała nam spalić tą listę ^^ Ucieszyłabym się. Zapraszam do siebie (ps. zobacz pokaz slajdów, myślę że się ucieszysz ^^)

    OdpowiedzUsuń
  2. A ja miałem cichą nadzieję, że podasz adres na który mamy wysłać naszą listę i już inni się nią zajmą ;D wiem nie ma łatwo, dlatego już szukam mojego nowego notatnika :)
    PS. Bardzo podobają mi się cytaty które dodajesz do swoich notek ;)

    OdpowiedzUsuń
  3. Gdzieś już przeczytałam coś takiego, ale niestety nie pamiętam gdzie, jednak są to bardzo ciekawe rzeczy i myślę, że jeśli ktoś się rzeczywiście zastosuje do tego, to może być całkiem korzystne ;)

    OdpowiedzUsuń
  4. uwielbiam je < 3
    słyszałam już kiedyś o takiej metodzie :3

    OdpowiedzUsuń
  5. Zasada małych kroków super się sprawdza, gdy mamy do zrobienia coś czego bardzo nie lubimy: po kawałku łatwiej przez to przebrnąć.

    OdpowiedzUsuń